Une note de frais permet à un salarié de se faire rembourser des dépenses engagées pour le compte de l’entreprise et dans son intérêt. Les justificatifs des dépenses doivent être joints à la fiche qui peut être dématérialisée.

Les conditions nécessaires au remboursement

Seules les dépenses liées à l’entreprise et réalisées dans son intérêt peuvent être inscrites dans les livres comptables de l’entreprise et constituer des charges déductibles. En outre, les dépenses remboursées doivent être proportionnées et dûment justifiées. A ces règles de base, s’ajoutent des limites d’exonération. Par exemple, le remboursement d’un forfait téléphonique ne peut se faire qu’à hauteur de 50%. D’ailleurs, même pour un associé co-gérant, les remboursements des repas liés à des invitations clients se limitent à 5 repas par mois. Tout remboursement au-delà des limites d’exonération prévues est assimilé par l’URSSAF à un avantage en nature. Le remboursement des frais professionnels par l'entreprise remplissant les conditions n’est pas considéré comme une rémunération pour le salarié.

Le remboursement des frais au forfait !

Plutôt que de rembourser ses salariés sur présentation de justificatifs et de tenir une comptabilité précise des remboursements de notes de frais par individu, l’employeur peut opter pour le versement d’une allocation globale forfaitaire. Le montant couvre alors les différents frais engagés par le salarié pour le compte de son employeur. En contrepartie, le salarié prend à sa charge ses frais professionnels « au cas par cas » et il n’a plus besoin de fournir de justificatifs. Cela permet ainsi à l’entreprise de ne pas avoir à gérer de notes de frais. En revanche, celle-ci doit rester vigilante pour garantir que l’allocation forfaitaire n’a pas avoir pour effet de verser un salaire en dessous du Smic ou des minimums syndicaux.

Indemnités kilométriques à vélo

L’employeur peut verser au salarié utilisant son véhicule personnel à des fins professionnelles, une indemnité selon un barème basé sur la puissance fiscale de son véhicule et le nombre de kilomètres parcourus. Cette indemnité concerne les voitures, les deux-roues et, depuis 2016, les vélos. Les entreprises du secteur privé avaient donc la possibilité de verser une « indemnité kilométrique vélo ». Le kilomètre était ainsi indemnisé à hauteur de 25 centimes. Issu de la loi LOM, le forfait mobilité durable vient remplacer ce système permettant à tous les employeurs de contribuer aux frais de déplacement domicile-travail en covoiturage ou en vélo de leurs salariés. Ce forfait pourra s’élever jusqu’à 400 €/an en franchise d’impôt et de cotisations sociales.
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